איך להמנע מטעות של טירונים? שיחה עם ענת סבר מ Engageya

ליאת דייןמיקור חוץ, סטארט אפ, שירותיאדמיניסטרציההשאירו תגובה

engageya

החודש אנו מסיימים לתת שירות ל Engageya, אחרי שליווינו אותם במשך כשנתיים. Engageya הוקמה על ידי ענת סבר וברק פרולינגר בשנת 2012, ומפתחת פלטפורמה מבוססת תוכן לפרסום באינטרנט,  המגישה לגולשים תוכן רלוונטי לתחומי העניין שלהם. בחברה עובדים כיום 15 עובדים, ושמחים להגיד שמדי חודש גדלה משמעותית כמות הלקוחות. עובדות מהשטח מראות שהחברה גדלה ומתפתחת, ומכאן ההחלטה גם להעסיק מנהלת אדמיניסטרטיבית במשרה מלאה, ולהפרד מהמנהלת האדמיניסטרטיבית באאוטסורסינג של TOTAL ADMIN.

ענת סבר, מייסדת-שותפה ו CPO ב Engageya, מספרת שהתמונה היתה שונה בשלבי הקמת החברה. אז היזמים עשו הכל לבד. ענת מספרת שהם לקחו את הכל על עצמם ולא חשבו להעביר את משימות האדמיניסטרציה למישהו אחר, ובטח לא להוציא אותן החוצה. היא אף נזכרת איך אחת מחברות הבורד ובעלת מניות בחברה סיפרה לה על כך שהיא נעזרת בשירותי אאוטסורסינג לביצוע משימות אדמיניסטרטיביות ופיננסיות. “אני לא הבנתי אז על מה היא מדברת. זה היה נראה לי כמו בזבוז כסף, וחשבתי שאני יכולה להסתדר עם זה בעצמי. היום אני מבינה שזאת היתה טעות של טירונים”.

ככל שהזמן חלף, והקפי הפעילות גדלו, כך גדל הבלאגן. מדי  חודש נוספו לנו עוד לקוחות שיש צורך להוציא להם חשבוניות ולבצע מעקב גביה, נוספו עוד עובדים ל Payroll שיש לטפל במשכורות שלהם, בביטוחי מנהלים, מעקב אחר ימי חופשה, נסיעות לחו”ל, נוספו עוד ספקים שיש לטפל מולם בהזמנות, בתשלומים, בקבלת חשבוניות, והרשימה עוד ארוכה. ללא רקע פיננסי וללא ניסיון בניהול כספים, ההרגשה היתה שנגרם נזק לחברה משום שאין התנהלות פיננסית אחראית. ענת מספרת שהרגישה שהיא עובדת במרץ על דברים שלא נכון לה להתעסק בהם, ושהיא צריכה לתת דין וחשבון למשקיעים על נושאים שהיא לא מבינה בהם.

זה השלב בו הבנתי מדוע חשוב לקבל עזרה מבחוץ. גם ובעיקר בתחומים של ניהול אדמיניסטרציה, מאחר ואין בחברה מישהו שזו המומחיות שלו לעסוק בנושאים הללו. החברה שמנהלת עבורינו את הכספים המליצה לנו לקבל שירותי ניהול אדמיניסטרציה באאוטסורסינג. זה עדיין לא היה שלב בו נדרשה מנהלת אדמיניסטרציה במשרה מלאה, אבל בהחלט נדרשנו למישהו שיעשה סדר כמה שעות בשבוע, ויתחיל להגדיר עבורינו תהליכי עבודה מסודרים אשר יתמכו בהתפתחות ובהתנהלות החברה. התרשמתי מאוד מהפתרון של TOTAL ADMIN אשר מציעה שירותים רחבים ומקיפים, וייחודית בכך שמציבה בת צוות המגיעה פיזית למשרדים שלנו. היה לי חשוב שמי שמבצעת עבורי משימות כמו טיפול בבנקים, בחוזי עובדים וביטוחים של החברה  תשב קרוב אלי ולא אצטרך לתקשר איתה מרחוק.

Engageya היתה במצב של תוהו ובוהו מבחינת תעוד, תיוק ודיווח כשהתחלנו לעבוד עם TOTAL ADMIN. הם נכנסו ויצרו סטנדרטיזציה ותהליכים בכל הקשור לגיוס עובדים, הסכמי עבודה ותנאים סוציאליים לעובדים. הם הכניסו סדר ושיטה בכל ההתנהלות שלנו מול החברה המספקת שירותי ניהול כספים, וטיפלו ביום יום בפועל בהכנת הדוחות עבורם. הם טיפלו בספקים, בתשלומים ובדיווח להנהלת חשבונות, ודאגו לסגור חורים ופערים בחשבוניות ספקים שהיו פתוחים משנים קודמות.

TOTAL ADMIN לימדו אותי איך להתנהל בכל הקשור לניהול האדמיניסטרציה של החברה. בת הצוות שהוצבה אצלינו היא אשת מקצוע מיומנת ואחראית, אשר נכנסה מיד לעבודה ולא נדרשה לחסותי כדי להבין מה יש לעשות בחברה. מתודולוגיות העבודה של TOTAL  חוללו שינוי מיידי בהתנהלות החברה והרגשתי שאני מקבלת תמורה מלאה עבור התשלום על שירות חיצוני. כל המשימות בוצעו באחריות ומקצועיות רבה, ואני הרגשתי שאני יכולה להתפנות בראש שקט לפיתוח ולביזנס, ולהוריד מעצמי את אותם דברים שלא יכולתי להתפנות אליהם ולא ידעתי איך לבצע אותם.

שירלי קאץ, מנכ”לית TOTAL ADMIN היא פרטנר לעשייה שאפשר לסמוך עליה ב 100%, והיא מובילה מערכת המספקת פתרונות יעילים ויצירתיים לחברות סטארטאפ – כל אחת על פי אותה נקודת זמן בה היא נכנסת לחברה. היום אני יודעת שסטארטאפ צריך ניהול אדמיניסטרטיבי יעיל ומקצועי מ Day One . לא צריך לחכות למצב בו החברה גדלה, כי בשלב זה כבר עלולים לא למצוא את הידיים והרגליים. בשלב בו גוייס הכסף הראשון, וגוייסו 3-4 עובדים כדאי להכניס אדמיניסטרציה באאוטסורסינג כדי שיהיו עם יד על הדופק, ויאפשרו ליזמים להתמקד בפיתוח, בגיוס כספים ובהגדלת הביזנס.

 

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים