אדמיניסטרציה במיקור חוץ לחברת Arrow Israel

ליאת דייןמיקור חוץ, שירותיאדמיניסטרציההשאירו תגובה

אם תכנסו למשרדי חברת Arrow Israel ותראו את העוזרות האדמיניסטרטיביות או אשת המרקום תחשבו שהן חלק אינטגראלי מהחברה, אך למעשה הן נותנות שירותים חיצוניות מטעם TOTAL ADMIN. נהוג לחשוב שאאוטסורסינג היא שיטת עבודה המתייחסת לנותני שירות המספקים את השירות על בסיס שעתי, במקרים רבים בשלט רחוק, על בסיס ייעוצי וכיו”ב. למעשה, זוהי טעות נפוצה. עבודה בשיטת האאוטסורסינג, מקובלת היום, בעיקר בחברות גלובליות, גם על בסיס רחב הרבה יותר.

arrow israel
את Arrow Israel הכרנו לפני למעלה מחמש שנים. מנהלת משאבי אנוש פנתה אלינו וביקשה לשכור את שירותי האדמיניסטרציה של TOTAL ADMIN על בסיס רחב ובהיקף- יומיומי.

כמובן שנענינו…. חברת Arrow Israel הזדקקה לעזרה אדמיניסטרטיבית על בסיס יומיומי וארוך טווח, ובשל אופי ההתנהלות של החברה, הפונקציה האדמיניסטרטיבית נדרשת לנוכחות קבועה ואינה מתאפשרת היעדרות כלל, התגייסנו והצבנו שתי נותנות שירותים מטעמינו במשרדי החברה בפתח תקווה. שתיהן חלקו את המשרה ביניהן וגיבו זו את זו בעת הצורך. בשלב מסוים, זיהתה איריס, מנהלת משאבי האנוש בחברה, את כישוריה ויכולותיה של אחת העובדות והציבה אותה בתפקיד אחראית המרקום של החברה.

פגשנו את איריס לשיחה על משמעות העזרה האדמיניסטרטיבית שמספקת TOTAL ADMIN לחברת Arrow Israel.
איריס שיתפה אותנו בדילמה מולה ניצבה החברה לפני מעלה מחמש שנים. מצד אחד, הוחלט על ידי ההנהלה האמריקאית של החברה, כי הפונקציה האדמיניסטרטיבית נדרשת לתת מענה אחראי ומקיף, בכל ימי ושעות פעילות החברה. מצד שני, הבינו כולם כי ניהול והחזקת צוות אדמיניסטרטיבי מעין זה, גוזל משאבים רבים. את הדילמה הזו פתרו השירותים של TOTAL ADMIN. כפי שאיריס הגדירה זאת- “אנחנו נהנים מכוח אדם איכותי מאוד, המספק מענה מקיף ורחב”.

הרחבנו על נושא האיכות. מדוע, למעשה, היא מרגישה שכח האדם איכותי יותר באופן זה? ובכן, פה הופכת התפיסה המקצועית של TOTAL ADMIN למשמעותית. בנות הצוות ב- TOTAL ADMIN בעלות ניסיון רב ועשיר באדמיניסטרציה בכירה ובניהול התפעול השוטף הנדרש בחברה בינלאומית. הן מקימות נהלים שוטפים, מבצעות תשלומים לספקים, אחראיות לרכבי החברה וטיפולים שוטפים, מזמינות ‘תן ביס’, מטפלות בטיסות, רווחה ואירוח אורחים מן הארץ ומחול.

במסגרת העבודה המשותפת בחברת Arrow Israel וההכרות העמוקה נוצר מצב שבו מכירה TOTAL ADMIN היטב את רוח החברה ומצליחה לדייק ולהתאים התאמה מלאה בגיוס העובדות עבורם.

מעבר לכוח האדם האיכותי, מציינת איריס, מנהלת משאבי האנוש בחברה מעלה נוספת לעבודה בשיטת מיקור החוץ בתחום כמו אדמיניסטרציה. נוכחותה של האדמיניסטרטורית אשר מנהלת את משרדי החברה ומאיישת את הקבלה, הינה הכרחית לתפקודה השוטף של החברה.

בעבודה על פי המודל של TOTAL ADMIN, לא נוצר מצב שבו אין מענה בחברה – צוות TOTAL ADMIN מתגייס לגבות את העובדות בזמן ההיעדרות ולעולם לא נוצר מצב שבו אין מענה אדמיניסטרטיבי במשרד. איריס הרחיבה וסיפרה על ה”גזרה השקטה”. על הידיעה שלא תישאר ללא מענה, גם במקרה של עזיבת עובדת.

אדמיניסטרציה במיקור חוץ, מהווה פתרון מצוין לחברות בסדרי גודל שונים ומספקת מענה יעיל ואיכותי למגוון רחב של חברות.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים