שירותי אאוטסורסינג של תפעול אדמיניסטרטיבי לחברות סטארט אפ והייטק


בכל יום אנחנו מנהלות ב Outsourcing בשלט רחוק ובמשרדי החברה את ה HR והאופרציה של עשרות חברות סטארט אפ.
השירות שלנו מקצועי, מותאם באופן אישי לצרכי החברות וחוסך עלויות של העסקת פונקציות אופרציה ו Inhouse HR.
אנו מספקות מענה שוטף, מענה בחוסר בתקנים והחלפה לחופשות לידה.

מה נטפל עבורכם באופן הכי מקצועי ומדויק

  • ריכוז נתוני השכר ותפעול כלל התהליך מול מחלקת הפיננסים / הנהלת חשבונות
  • אישור ובקרה לתלושי השכר המופקים והעברת השכר בפועל לעובדי החברה
  • התנהלות שוטפת מול מחלקת הנהלת חשבונות (דו”חות אשראי, דו”חות ספקים חסרים ועוד)
  • תפעול חשבונות הבנק בארץ ובעולם
  • הפקת חשבוניות וניהול תהליכי גבייה ותשלומים מול לקוחות החברה
  • ניהול הוצאות החברה וביצוע תשלומים לספקי החברה
  • ריכוז הוצאות בארץ ובחו”ל והפקת דו”חות נסיעה לחו”ל בהתאם
  • תפעול סעיפי התקציב המאושר לתכנית מדען ראשי (החתמת חשבוניות, דו”חות נוכחות מותאמים)
  • תפעול ביטוחי החברה – סיכונים מיוחדים (DNO, אחריות מקצועית, ניסויים קלינים ועוד), ביטוחי תכולת משרד, ביטוחים פנסיונים לעובדים.
  • תפעול תהליך סגירת חברה (תשלומים לספקים ולעובדי החברה, ריכוז הוצאות צפויות, סגירת חשבונות הבנק)

אדמיניסטרציה פיננסית

  • ניהול תהליכי קליטה של עובדים (מעבר על הסכם חתום, הסבר על נהלי החברה, החתמת טפסי קליטה והעברתם למחלקת השכר ולסוכן הביטוח המתפעל)
  • ניהול תהליכי עזיבה של עובדים (טופס טיולים, מכתבי סיומי העסקה, יתרות פיצויים, טפסי 161 ועוד)
  • ניהול רווחת העובדים (מתנת Welcome, ימי הולדת, Happy Hour, ימי גיבוש ועוד)
  • דיני עבודה – מתן מענה על סוגיות דיני עבודה ותפעולם מול עורכי הדין של החברה

אדמיניסטרציה HR

  • הקמת הסכמים וביצוע מו”מ מורכב מול חברות ליסינג, סלולר, אינטרנט ועוד
  • ניהול הקמת טפסים לתהליכי רכש סודרים (הצעות מחיר, PO, תעודת משלוח ועוד)
  • עבודה מול עמילי מכס וחברות שילוח

ניהול רכש

  • תיאום נסיעות לחו”ל לעובדי החברה, הסדרים עם בתי מלון, רכבים ועוד
  • תפעול כנסים בארץ ובחו”ל (טיסות, בתי מלון, רישום לכנס, GIVE AWAYS ועוד)
  • טיפול באירוח אורחי החברה המגיעים מחו”ל לביקור בארץ (בתי מלון, שירות VIP מנתב”ג, טיולים בארץ ועוד)
  • תפעול משרד שוטף
  • הזמנת מצרכי מזון וקפה
  • תפעול חברת הניקיון ואנשי האחזקה בתפעול תקלות שונות
  • ניהול תהליכי מעבר משרדים
  • הזמנת ציוד וריהוט משרדי
  • תיוק מסמכי החברה בתיקיות ענן
  • הקמת תשתיות לניהול אדמיניסטרציה באופן שיטתי ומובנה

ניהול משרד

שאלות ותשובות

סטארט אפ של 5 עובדים מתחיל לייצר נפח של פעילות אדמיניסטרטיבית אשר מתופעלת רובה ככולה על ידי יזם החברה.
זמנו של היזם הינו זמן יקר, הידע המקצועי שלו בתשתיות התפעול הנדרשות הינו חלקי ולכן יש צורך בסיוע אדמיניסטרטיבי מקצועי בהיקפים קטנים. (החל מ 20 שעות חודשיות).
חשוב לציין כי לא תמיד גודל הסטארט אפ הפיזי הוא הקובע את נפח הפעילות הנדרש. לקוח עם מספר לקוחות שיש לתפעל, תהליכי גביה מורכבים יזדקק ליותר שעות תפעול מלקוח שאין לו לקוחות. (הכנסות).
השירות נקבע בהתאם לצורך של כל לקוח ולקוח ונתפר בהתאם הצורך.
אין צורך לגייס פונקציה פנימית לחברה במספר כזה של עובדים. ניתן בכמות כזו של עובדים לקבל שירות של רק 30/40 שעות חודשיות בהן ניתן לקבל מענה לכל הנושאים התפעוליים השוטפים הכוללים אדמיניסטרציה פיננסית, אדמיניסטרציה של משאבי אנוש, ותפעול משרד שוטף.
חברת סטארט אפ עם 15 עובדים אך ללא הכנסות דירש ליום/יומיים בשבוע של מס שעות שירות בכל פעם במשרדי החברה, ולכל היותר בהיקף של 30/40 שעות חודשיות. במסגרת השעות יתופעלו חשבונות הבנק , יתופעלו ננהל ההעברות הנדרשות מול כל ספקי החברה, יתופעל הקשר השוטף מול הנהלת החשבונות וחשבי השכר בחברה. בסוף כל חודש תהליך השכר במלואו ינוהל על ידינו מול חשבי השכר בחברה, אנו נתפעל פעילויות רווחה השוטפות, ניהול תהליכי קליטה ועזיבה של עובדים, תפעול ביטוחי החברה, תפעול המשרד באופן שוטף והליך העברת משרדים באם יידרש. סטארט אפ של 15 עובדים ללא הכנסות יידרש ל-30/40 שעות תפעול חודשיות הכוללות – טיפול בשכר העובדים, עבודה שוטפת מול הנהלת החשבונות תפעול חשבונות הבנק והעלאת העברות בנקאיות, קשר.
חברת סטארט אפ דומה עם 15 עובדים רק עם 20 לקוחות להם יש להפיק חשבוניות הכנסה ולדאוג למעקב גביה, תידרש תוספת של כ-20 שעות חודשיות. לכן אין באמת צורך ב-50/60 שעות חודשיות להכניס עובדת INHOUSE לחברה.
חשוב לציין שירות מיקור חוץ בשונה מעובד חברה, הוא שירות אשר ניתן להגדיל ולכווץ בהתאם לצרכי החברה ולהתאים את מסגרת השעות הנדרשות לצרכים בפועל.
בהחלט ! לכל לקוח ישנה אשת קשר קבועה אשר מספקת מענה לו ולכלל עובדיה וספקיה של החברה.
שירות האדמיניסטרציה באאוטסורסינג ניתן גם במשרדי הלקוח וגם מרחוק. היקף השעות הכללי והיקף השעות במשרדי הלקוח נקבע בהתאם לגודל החברה וצרכיה המשתנים.
רב לקוחות TOTAL ADMIN נהנים משירותי האדמיניסטרציה לפחות שנתיים/שלוש. יש לנו לקוחות כבר למעלה מ-7 ו-9 שנים במערכת, חברות סטארט אפ של כ-15 עובדים.
ניתן להיכנס לעמוד שירותי החברה ולראות את כלל השירותים שלנו.
לכל בת צוות שעובדת ב-TOTAL ADMIN יש ניסיון של לפחות 3 שנים בעבודה קודמת בחברות סטארט אפ. חשוב לציין כי רוב בנות הצוות עובדות ב-TOTAL ADMIN, יש 4 שנות ניסיון ומעלה ולרובן יש ניסיון קודם מתפעול חברות סטארט אפ כך שהניסיון המצטבר הוא למעלה מ-7 שנים!
בנות הצוות דוברות את השפה האנגלית ומתנהלות בכתיבה ודיבור באופן שוטף כברמת שפת אם.
בנות הצוות כולן בקיאות בתהליכי שכר, קליטה ועזיבה של עובדים, תהליכים פיננסיים ועבודה שוטפת מול חשבי השכר ומנהלי החשבונות של החברה, תהליכי HR, ניהול ותפעול משרד שוטף וכמובן בעלות ידע אקדמאי מתחומים שונים.
עלות שירותי מיקור חוץ נקבעת לפי מספר שעות תפעול אדמיניסטרטיבי שהלקוח צריך, דבר שמשתנה מלקוח ללקוח.
אספקת השירות הינה מיידית בטווח של עד שבועיים מרגע החתימה על ההסכם.
TOTAL ADMIN מגייסת לשורותיה בנות צוות בעלות ניסיון עשיר מתפעול חברות סטארט אפ אשר התנסו בכלל תחומי הידע הנדרשים. באם יחסר ידע בנושא מסויים, תדאג TOTAL ADMIN להכשיר וללמד את הנדרש.
בהחלט כן! ל-TOTAL ADMIN מחלקת גיוס והשמה עבור תפקידי אדמיניסטרציה ומשאבי אנוש בהייטק בכלל ובסטארט אפ בפרט.
ברשותנו מאגר מועמדים/ות בעלי ניסיון בתחום התפעול והאדמיניסטרציה אשר נבדוק את התאמתם לתפקיד הנדרש.
בהחלט כן! ל-TOTAL ADMIN מחלקת גיוס והשמה עבור תפקידי אדמיניסטרציה ומשאבי אנוש בהייטק בכלל ובסטארט אפ בפרט.
ברשותנו מאגר מועמדים/ות בעלי ניסיון בתחום המשאבי אנוש אשר נבדוק את התאמתם לתפקיד הנדרש.
בהחלט כן! ל-TOTAL ADMIN מחלקת גיוס והשמה עבור תפקידי אדמיניסטרציה ומשאבי אנוש בהייטק בכלל ובסטארט אפ בפרט.
ברשותנו מאגר מועמדים/ות בעלי ניסיון בתחום ניהול הכספים אשר נבדוק את התאמתם לתפקיד הנדרש.
תקופת ההתקשרות המינימלית היא 6 חודשים.
בהחלט כן. אנו נותנים שירותי אאוטסורסינג להחלפה לחל”ד מזה כ-11 שנה ולתקופה מינימלית של 6 חודשים.
בהחלט כן. אנו מתמחות במתן שירותי אאוטסורסינג בתפעול אדמיניסטרטיבי לחברות הייטק וסטראטאפ. זהו תחום המומחיות שלנו מזה כ-11 שנה.

לקוחות ממליצים עלינו

Uri Haramati

FOUNDER & CEO – MEERKAT

TOTAL ADMIN’s services were a great solution for us during a time of rapid growth. They created standards for handling the company’s and employees’ insurance policies, and improved our terms significantly. TOTAL ADMIN created foolproof on/off boarding policies, which ensure no detail is overlooked. They handled all purchasing processes saving me precious time, and saving the company money, thanks to exclusive deals they created with the vendors we work with. TOTAL ADMIN organized a two night company retreat for all company employees in a beautiful resort including booking the hotel, booking incoming flights for our employees coming in from overseas, organizing working sessions, meals, tours, and the highlight of the trip – a hot air balloon ride. Shirley Katz and her TOTALLY ADMIN team bring extensive know-how and experience to business administration, especially for startup companies, and I highly recommend their service

אורית חשאי

CO-FOUNDER & CEO – BRAYOLA

Brayola התחילה לעבוד עם TOTAL ADMIN בדיוק בשלב בו נכנסנו ל Due Diligence עם משקיעים. TOTAL ADMIN הצילו אותי! הם עשו סדר רטרואקטיבי בחוזי ההעסקה של העובדים ובתנאים הסוציאליים המשולמים להם, בכל פוליסות הביטוח של החברה, עבדו עם ספקים כדי להשלים חשבוניות חסרות משנים קודמות, ועוד ועוד. משקיעים רוצים לראות חברה שעובדת מסודת עם ספרים מסודרים. לו הייתי צריכה לעשות את הסדר הזה בעצמי לא הייתי יכולה לעבוד על שום דבר שקשור בקידום החברה. השירות של TOTAL ADMIN מקצועי ויעיל, והסדר והשיטה שהם הטמיעו אצלינו, מתאים באופן מדוייק לצורה בה סטארטאפ צומח צריך לעבוד.

Amit On

Founder & CEO – CallApp

We’ve started working with TOTAL ADMIN administration services in 2014 when we were a small Startup dealing with a lot of issues, and I had to take care of all the administrative tasks with a tiny infrastructure of operation. TODAY, after 4 years of service and since TOTAL ADMIN came into CallApp’s life, I can say that I trust TOTAL ADMIN’s professional and organised staff that’s always committed to providing a solution for each administrative issue such as salary process, invoices & bank payments, wellness and many more. Working with TOTAL ADMIN allows me & my team to focus on the Business & Product. I highly recommend TOTAL ADMIN.


לרשימת הלקוחות והמלצות נוספות אתם מוזמנים לפנות לעמוד “לקוחותינו” בתפריט

הצוות שלנו

צרו קשר עם שירלי קאץ, מנכ”ל TOTAL ADMIN ונתאים לכם את השירות הנדרש לכם ביותר

ליצירת קשר

שירלי קאץ, מנכ”ל
טלפון: 054-6685796
אימייל: shirley@totaladmin.co.il